Tạo Giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền là gì?

Giấy ủy quyền (tiếng Anh: Power of Attorney hoặc Letter of Authorization) là văn bản ghi nhận việc một người giao cho người khác nhân danh mình thực hiện một hoặc nhiều công việc nhất định trong phạm vi được nêu rõ. Người giao việc gọi là bên ủy quyền, người nhận thực hiện gọi là bên được ủy quyền.

Về bản chất, ủy quyền là một hình thức đại diện theo ủy quyền được quy định trong Bộ luật Dân sự. Người được ủy quyền hành động nhân danh và vì lợi ích của người ủy quyền, trong giới hạn phạm vi đã trao. Mọi hành vi đúng phạm vi của người được ủy quyền làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với chính người ủy quyền.

Giấy ủy quyền thường được dùng trong các tình huống như:

• Công việc hành chính: ủy quyền nộp, nhận hồ sơ; làm thủ tục tại cơ quan nhà nước; nhận kết quả thay.
• Giao dịch tài chính: ủy quyền nhận tiền, nhận lương, làm việc với ngân hàng (trong giới hạn ngân hàng cho phép).
• Hoạt động doanh nghiệp: giám đốc ủy quyền cho cấp dưới ký một số giấy tờ, đại diện làm việc với đối tác, tham dự cuộc họp.
• Việc cá nhân, gia đình: nhận bưu phẩm, nhận bằng cấp, đại diện tham gia một số thủ tục thay người thân.

Phân biệt giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền

Đây là điểm dễ nhầm lẫn nhất. Cả hai đều liên quan đến việc một người thực hiện công việc thay người khác, nhưng khác nhau về bản chất pháp lý: giấy ủy quyền thiên về một hành vi pháp lý đơn phương — người ủy quyền tự lập và quyết định nội dung, người được ủy quyền có thể không cần ký; còn hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận của hai bên, ràng buộc quyền và nghĩa vụ của cả người ủy quyền lẫn người được ủy quyền, và có thể có thù lao.

Nói cách khác: khi công việc đơn giản, ít rủi ro và mang tính thủ tục (ví dụ nhận thay một bưu phẩm, nộp một bộ hồ sơ), giấy ủy quyền là đủ. Khi công việc có giá trị lớn, kéo dài, cần ràng buộc trách nhiệm chặt chẽ hoặc có thỏa thuận thù lao (ví dụ ủy quyền quản lý, định đoạt tài sản lớn), nên dùng hợp đồng ủy quyền để bảo vệ quyền lợi cả hai phía.

Phạm vi và thời hạn ủy quyền

Phạm vi ủy quyền

Phạm vi ủy quyền là giới hạn công việc mà người được ủy quyền được phép thực hiện. Đây là phần quan trọng nhất của giấy ủy quyền, vì người được ủy quyền chỉ được làm những gì nằm trong phạm vi này. Mọi hành vi vượt quá phạm vi (vượt quá ủy quyền) về nguyên tắc không làm phát sinh nghĩa vụ cho người ủy quyền đối với phần vượt quá, trừ trường hợp được đồng ý hoặc biết mà không phản đối.

Vì vậy, khi soạn phạm vi ủy quyền cần lưu ý:

• Mô tả công việc cụ thể: nêu rõ ủy quyền làm gì, ở đâu, với ai (ví dụ "nộp và nhận kết quả hồ sơ cấp lại sổ hộ khẩu tại UBND phường X"), tránh viết chung chung như "thực hiện mọi công việc liên quan".
• Giới hạn quyền quyết định: nếu chỉ cho phép thực hiện thủ tục mà không cho phép ký kết, định đoạt tài sản, cần ghi rõ điều này.
• Nêu rõ có được ủy quyền lại hay không: mặc định người được ủy quyền không tự ý ủy quyền lại cho người thứ ba nếu không có sự đồng ý của người ủy quyền.

Thời hạn ủy quyền

Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Theo Bộ luật Dân sự 2015, nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì việc ủy quyền có hiệu lực trong một năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền. Do đó, để tránh nhầm lẫn, nên ghi rõ thời hạn cụ thể trên giấy ủy quyền (ví dụ "kể từ ngày… đến hết ngày…", hoặc "đến khi hoàn thành công việc").

Khi nào giấy ủy quyền cần công chứng hoặc chứng thực?

Không phải mọi giấy ủy quyền đều bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Với những công việc đơn giản, mang tính nội bộ, nhiều trường hợp chỉ cần giấy ủy quyền có chữ ký là đủ. Tuy nhiên, với các giao dịch quan trọng, đặc biệt liên quan đến tài sản có đăng ký như bất động sản (đất đai, nhà ở), hoặc khi cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu, thì giấy ủy quyền cần được công chứng (tại tổ chức hành nghề công chứng) hoặc chứng thực chữ ký (tại UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp theo quy định).

Cần phân biệt hai khái niệm:

• Công chứng: công chứng viên xác nhận tính xác thực, hợp pháp của nội dung văn bản. Áp dụng cho các giao dịch quan trọng theo Luật Công chứng 2014; thường gắn với hợp đồng ủy quyền có nội dung phức tạp, giá trị lớn.
• Chứng thực chữ ký: cơ quan có thẩm quyền (theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP) xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của đúng người đã ký; không chứng nhận về nội dung. Thủ tục này đơn giản, nhanh và chi phí thấp hơn.

Nội dung cần có và điều kiện hiệu lực

Giấy ủy quyền không có biểu mẫu cứng theo luật, nhưng để rõ ràng và được chấp nhận, một giấy ủy quyền nên có đầy đủ các nội dung sau:

Điều kiện để giấy ủy quyền có hiệu lực

• Người ủy quyền có năng lực hành vi dân sự phù hợp và việc ủy quyền là tự nguyện, không bị ép buộc, lừa dối.
• Nội dung và mục đích ủy quyền không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
• Công việc được ủy quyền là việc pháp luật cho phép ủy quyền (một số việc gắn với nhân thân không được ủy quyền, ví dụ đăng ký kết hôn, một số thủ tục buộc đương sự tự thực hiện).
• Đáp ứng yêu cầu về hình thức (công chứng/chứng thực) nếu loại giao dịch hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

Chấm dứt ủy quyền

Việc ủy quyền có thể chấm dứt trong nhiều trường hợp. Việc nắm rõ điều này giúp bạn chủ động thu hồi quyền khi không còn nhu cầu, hoặc khi không còn tin tưởng người được ủy quyền:

• Hết thời hạn ủy quyền hoặc công việc được ủy quyền đã hoàn thành.
• Bên ủy quyền hủy bỏ việc ủy quyền (đơn phương chấm dứt) và thông báo cho bên được ủy quyền; nếu việc ủy quyền có thù lao, có thể phát sinh nghĩa vụ liên quan.
• Bên được ủy quyền từ chối thực hiện việc ủy quyền theo quy định.
• Một trong các bên là cá nhân chết, hoặc là pháp nhân chấm dứt tồn tại (trừ trường hợp pháp luật quy định khác).

Khi đơn phương chấm dứt ủy quyền, bên ủy quyền nên thông báo bằng văn bản cho bên được ủy quyền và, nếu cần thiết, thông báo cho bên thứ ba có liên quan (ngân hàng, đối tác, cơ quan đang tiếp nhận hồ sơ) để tránh việc người được ủy quyền tiếp tục sử dụng giấy ủy quyền cũ. Với giấy ủy quyền đã công chứng, có thể cần thực hiện thủ tục hủy bỏ theo quy định tại tổ chức công chứng.

Rủi ro và sai sót thường gặp

Những lỗi dưới đây tuy phổ biến nhưng có thể khiến giấy ủy quyền bị từ chối hoặc gây thiệt hại:

• Phạm vi ủy quyền chung chung — viết "thực hiện mọi việc liên quan" khiến cơ quan tiếp nhận khó xác định và dễ bị lạm dụng.
• Quên ghi thời hạn — mặc định chỉ một năm, dẫn đến trường hợp tưởng còn hiệu lực nhưng thực tế đã hết.
• Thông tin nhân thân sai lệch — sai số CCCD, ngày cấp, nơi cấp khiến giấy tờ không khớp và bị trả lại.
• Không công chứng/chứng thực khi bắt buộc — đặc biệt với giao dịch liên quan đất đai, tài sản lớn, dẫn đến giao dịch vô hiệu về hình thức.
• Ủy quyền việc không được phép ủy quyền — với những việc gắn với nhân thân, giấy ủy quyền không có giá trị.
• Không thu hồi khi đã chấm dứt — để giấy ủy quyền cũ "lưu hành" có thể bị lợi dụng.

Sử dụng công cụ tạo giấy ủy quyền trực tuyến giúp bạn điền đầy đủ các trường thông tin theo bố cục chuẩn, nhắc các mục dễ bỏ sót như thời hạn và phạm vi, định dạng văn bản gọn gàng và xuất file PDF để in, ký và mang đi công chứng/chứng thực khi cần — hạn chế phần lớn các sai sót thủ công.

Cách tạo giấy ủy quyền online

Bạn có thể lập một giấy ủy quyền đúng bố cục và xuất PDF chỉ trong vài bước:

1. 1

   Nhập thông tin bên ủy quyền

   Điền họ tên, ngày sinh, số CCCD/hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ của người ủy quyền (với tổ chức: tên, mã số thuế và người đại diện).

2. 2

   Nhập thông tin bên được ủy quyền

   Điền đầy đủ thông tin nhân thân của người được ủy quyền để đảm bảo khớp với giấy tờ tùy thân khi đi thực hiện công việc.

3. 3

   Mô tả phạm vi và nội dung ủy quyền

   Ghi rõ công việc được ủy quyền, nơi thực hiện và giới hạn quyền (có được ký kết, định đoạt hay chỉ làm thủ tục, có được ủy quyền lại hay không).

4. 4

   Ghi thời hạn và quyền, nghĩa vụ

   Nêu thời hạn ủy quyền cụ thể, quyền và nghĩa vụ của các bên, vấn đề thù lao nếu có và lời cam kết.

5. 5

   Xem trước và xuất PDF

   Kiểm tra bản xem trước, tải về file PDF để in, ký tên, đóng dấu (nếu là tổ chức) và mang đi công chứng/chứng thực khi được yêu cầu.

Cơ sở pháp lý và quy định liên quan

Giấy ủy quyền không có biểu mẫu bắt buộc thống nhất, nhưng bản chất và hiệu lực của nó liên quan đến các văn bản sau:

• Bộ luật Dân sự 2015 (số 91/2015/QH13) — quy định về đại diện và đại diện theo ủy quyền, phạm vi đại diện, hậu quả của hành vi vượt quá phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền (mặc định một năm nếu không có thỏa thuận) và các trường hợp chấm dứt ủy quyền.
• Luật Công chứng 2014 (số 53/2014/QH13) — quy định về công chứng hợp đồng, giao dịch, trong đó có hợp đồng ủy quyền; là cơ sở cho việc công chứng các giao dịch ủy quyền quan trọng, giá trị lớn.
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP — quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; là cơ sở cho thủ tục chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền tại UBND cấp xã hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý/kế toán chuyên môn. Vui lòng đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.