Tạo Bảng kê chi phí

Bảng kê chi phí là gì?

Bảng kê chi phí (tiếng Anh: Expense Report) là biểu mẫu liệt kê chi tiết các khoản chi phí mà một cá nhân hoặc bộ phận đã thực tế chi ra để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi dòng trong bảng kê tương ứng với một khoản chi, gồm ngày phát sinh, nội dung chi, số hóa đơn/chứng từ và số tiền; cuối bảng là dòng tổng cộng, cùng phần ký duyệt của người lập, lãnh đạo bộ phận và kế toán/ban giám đốc.

Khác với hóa đơn (chứng từ do bên bán phát hành ghi nhận giao dịch) hay phiếu chi (chứng từ kế toán ghi nhận một lần xuất quỹ tiền mặt), bảng kê chi phí là chứng từ tổng hợp mang tính nội bộ: nó gom nhiều khoản chi nhỏ lẻ thành một bảng để trình duyệt và thanh toán một lần. Bảng kê chi phí thường đi kèm — chứ không thay thế — các hóa đơn, chứng từ gốc của từng khoản chi.

Trong doanh nghiệp, bảng kê chi phí phục vụ ba nhóm mục đích chính:

• Trình duyệt và thanh toán: người lập tổng hợp các khoản đã chi để xin lãnh đạo phê duyệt và được công ty hoàn lại tiền (hoặc quyết toán khoản tạm ứng).
• Hạch toán kế toán: kế toán dựa vào bảng kê và chứng từ đính kèm để định khoản, ghi nhận chi phí vào đúng tài khoản và bộ phận chịu chi phí.
• Căn cứ tính thuế: bảng kê cùng hóa đơn hợp lệ là cơ sở để xác định khoản chi có đủ điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không.

Các tình huống sử dụng bảng kê chi phí

Bảng kê chi phí được dùng trong rất nhiều nghiệp vụ hằng ngày. Bốn tình huống phổ biến nhất gồm:

Quyết toán công tác phí

Khi nhân viên đi công tác, các khoản như vé máy bay/tàu xe, lưu trú khách sạn, taxi, ăn uống, phụ cấp công tác được tổng hợp vào bảng kê công tác phí. Sau chuyến đi, nhân viên nộp bảng kê kèm hóa đơn, vé, quyết định/giấy điều động công tác để quyết toán. Đây là tình huống bảng kê chi phí xuất hiện nhiều nhất ở các doanh nghiệp có nhân sự thường xuyên di chuyển.

Chi phí tiếp khách

Các khoản chi tiếp đối tác, khách hàng (ăn uống, hội nghị, quà tặng phục vụ kinh doanh) được kê vào bảng kê chi phí tiếp khách, kèm hóa đơn và thường có ghi chú về mục đích, đối tượng tiếp. Nhóm chi phí này dễ bị cơ quan thuế soi xét nên cần chứng từ rõ ràng và nội dung gắn với hoạt động kinh doanh.

Mua sắm nhỏ lẻ

Văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao, sửa chữa nhỏ, cước vận chuyển… là các khoản chi giá trị thấp nhưng phát sinh thường xuyên. Thay vì làm phiếu chi riêng cho từng lần, doanh nghiệp gom lại theo tuần/tháng vào một bảng kê chi phí để duyệt và thanh toán một lượt.

Tạm ứng — hoàn ứng

Khi nhân viên được công ty tạm ứng một khoản tiền để thực hiện công việc, sau khi chi tiêu xong họ phải lập bảng kê chi phí để hoàn ứng (quyết toán tạm ứng). Bảng kê đối chiếu số tiền đã tạm ứng với tổng chi thực tế: nếu chi ít hơn thì nộp lại phần thừa, nếu chi nhiều hơn thì công ty chi bù phần thiếu.

Nội dung cần có trên bảng kê chi phí

Bảng kê chi phí không có mẫu cố định bắt buộc theo luật, nhưng để đủ căn cứ trình duyệt và hạch toán, một bảng kê chuẩn nên có đầy đủ các phần sau:

Phần quan trọng nhất là danh mục chi phí — bảng liệt kê chi tiết từng dòng. Mỗi dòng nên có đủ các trường:

• Ngày phát sinh: ngày trên hóa đơn/chứng từ của khoản chi.
• Nội dung chi: mô tả ngắn gọn nhưng rõ ràng (ví dụ "Tiền phòng khách sạn 2 đêm" thay vì chỉ ghi "khách sạn").
• Số hóa đơn/chứng từ: ký hiệu và số hóa đơn để đối chiếu với chứng từ đính kèm.
• Số tiền: số tiền của từng khoản, nên tách thuế giá trị gia tăng nếu cần hạch toán riêng.

Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Đây là phần quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Một khoản chi đã lập bảng kê và đã thanh toán chưa chắc đã được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi chỉ được trừ khi đáp ứng đồng thời ba điều kiện:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
3. Khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã gồm thuế giá trị gia tăng) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Điều kiện thứ ba thường gây vướng nhất trong thực tế. Ngưỡng 20 triệu đồng xét theo từng hóa đơn (từng lần mua); nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp mà tổng từ 20 triệu trở lên thì cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt. Thanh toán không dùng tiền mặt nghĩa là chuyển khoản qua ngân hàng từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của người bán — không phải trả bằng tiền mặt.

Ngoài ba điều kiện chung, một số khoản chi còn bị khống chế hoặc có quy định riêng. Ví dụ, khoản chi cho người lao động (phụ cấp, công tác phí khoán) cần được quy định trong quy chế tài chính/quy chế chi tiêu nội bộ, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể thì mới có cơ sở được trừ.

Quy trình duyệt và hoàn ứng

Một quy trình duyệt và hoàn ứng chặt chẽ giúp kiểm soát chi tiêu và đảm bảo chứng từ đầy đủ. Quy trình điển hình gồm các bước:

1. Đề nghị tạm ứng (nếu có): nhân viên lập giấy đề nghị tạm ứng nêu mục đích, số tiền và thời hạn hoàn ứng; lãnh đạo duyệt, kế toán chi tạm ứng.
2. Thực hiện chi tiêu: nhân viên chi tiền cho công việc và thu thập, giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ của từng khoản.
3. Lập bảng kê chi phí: tổng hợp các khoản đã chi vào bảng kê, đính kèm hóa đơn/chứng từ gốc, ghi rõ tổng cộng.
4. Lãnh đạo bộ phận duyệt: xác nhận khoản chi là thực tế, hợp lý và phục vụ công việc của bộ phận.
5. Kế toán kiểm tra: đối chiếu bảng kê với chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, ngưỡng 20 triệu, hình thức thanh toán; phát hiện sai sót thì trả lại bổ sung.
6. Giám đốc/người có thẩm quyền duyệt chi: phê duyệt khoản thanh toán hoặc hoàn ứng cuối cùng.
7. Thanh toán/quyết toán tạm ứng: kế toán chi trả phần chênh lệch (nếu chi nhiều hơn tạm ứng) hoặc thu lại phần thừa (nếu chi ít hơn), rồi hạch toán.

Với nghiệp vụ tạm ứng — hoàn ứng, việc đối chiếu số liệu cần rõ ràng để tài khoản tạm ứng (TK 141) được tất toán đúng. Bảng kê hoàn ứng nên thể hiện ba con số: số đã tạm ứng, tổng chi thực tế (theo bảng kê) và số chênh lệch phải thu lại hoặc chi thêm.

Chứng từ cần đính kèm bảng kê

Bảng kê chi phí chỉ là bản tổng hợp; giá trị pháp lý nằm ở chứng từ gốc đính kèm. Tùy loại chi phí, các chứng từ thường cần có:

• Hóa đơn (hóa đơn điện tử hợp lệ) cho từng khoản chi có hóa đơn.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi, sao kê chuyển khoản) cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Vé, cuống vé, thẻ lên máy bay cho chi phí đi lại công tác.
• Giấy đề nghị tạm ứng và quyết định/giấy cử đi công tác cho nghiệp vụ công tác phí, hoàn ứng.
• Bảng kê chi tiết hoặc danh sách với các khoản tập thể (ví dụ danh sách người tham gia hội nghị, tiếp khách).
• Phiếu thu của nhà cung cấp cho các khoản chi nhỏ lẻ hợp lệ.

Khi gắn từng dòng trong bảng kê với chứng từ tương ứng (cùng số hóa đơn, cùng số tiền), kế toán dễ kiểm tra và cơ quan thuế dễ chấp nhận. Thiếu chứng từ gốc hoặc chứng từ không khớp với bảng kê là lý do phổ biến khiến khoản chi bị treo hoặc bị loại.

Sai sót thường gặp khiến chi phí bị loại

Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế rà soát kỹ các bảng kê chi phí. Dưới đây là những sai sót khiến chi phí bị loại khỏi chi phí được trừ — kéo theo doanh nghiệp phải nộp thêm thuế thu nhập doanh nghiệp và có thể bị phạt:

• Hóa đơn từ 20 triệu trở lên thanh toán bằng tiền mặt — bị loại chi phí và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Thiếu hóa đơn, chứng từ gốc hoặc hóa đơn không hợp lệ (sai thông tin, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, hóa đơn không có mã cơ quan thuế khi thuộc diện bắt buộc).
• Khoản chi không phục vụ sản xuất, kinh doanh — chi mang tính cá nhân, không liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
• Nội dung chi mập mờ — ghi chung chung, không rõ mục đích, không gắn được với hoạt động kinh doanh cụ thể.
• Chi vượt định mức quy định nội bộ mà không có quy chế tài chính làm căn cứ (đặc biệt với công tác phí khoán, phụ cấp).
• Số liệu không khớp — tổng cộng cộng sai, số tiền trên bảng kê lệch với hóa đơn, số tiền bằng chữ khác bằng số.
• Hóa đơn ghi sai kỳ — đưa vào chi phí kỳ không tương ứng với thời điểm phát sinh.

Phần lớn các lỗi trên xuất phát từ việc lập bảng kê thủ công, vội vàng và không kiểm tra chéo với chứng từ. Sử dụng công cụ lập bảng kê chi phí online giúp tự động tính tổng, định dạng số tiền nhất quán, đổi số thành chữ và lưu mẫu để tái sử dụng — giảm đáng kể các sai sót số học và trình bày.

Cách lập bảng kê chi phí online

Bạn có thể lập một bảng kê chi phí đầy đủ, tự động tính tổng và xuất PDF chỉ trong vài bước:

1. 1

   Nhập thông tin đơn vị và người lập

   Điền tên công ty, bộ phận, họ tên và chức danh người lập bảng kê, cùng số và ngày lập để dễ quản lý.

2. 2

   Chọn loại bảng kê

   Xác định mục đích: công tác phí, tiếp khách, mua sắm nhỏ lẻ hay hoàn ứng tạm ứng, để đặt tiêu đề và bố cục phù hợp.

3. 3

   Liệt kê từng khoản chi

   Thêm các dòng chi phí với ngày phát sinh, nội dung, số hóa đơn và số tiền; hệ thống tự động cộng tổng và đổi số tiền thành chữ.

4. 4

   Đối chiếu tạm ứng (nếu có)

   Nhập số tiền đã tạm ứng để hệ thống tính ra số chênh lệch phải thu lại hoặc chi thêm khi hoàn ứng.

5. 5

   Xem trước và xuất PDF

   Kiểm tra bản xem trước, đính kèm hóa đơn/chứng từ gốc, sau đó tải về file PDF để in, ký duyệt và lưu hồ sơ kế toán.

Cơ sở pháp lý và quy định liên quan

Bảng kê chi phí không có biểu mẫu bắt buộc duy nhất, nhưng việc ghi nhận chi phí và tính chi phí được trừ chịu sự điều chỉnh của các văn bản sau:

• Luật Kế toán 2015 (số 88/2015/QH13) — quy định về chứng từ kế toán, nội dung và yêu cầu lập, lưu trữ chứng từ làm căn cứ ghi sổ.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC — hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (lớn và nhỏ/vừa), trong đó có hạch toán tạm ứng (TK 141) và ghi nhận chi phí.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC) — quy định điều kiện chi phí được trừ: thực tế phát sinh phục vụ SXKD, có đủ hóa đơn chứng từ, và thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP — quy định về hóa đơn, chứng từ (hóa đơn điện tử), làm cơ sở xác định tính hợp pháp của hóa đơn đính kèm bảng kê.

Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý/kế toán chuyên môn. Vui lòng đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.