Tạo Hóa đơn thuê mặt bằng

Hóa đơn, chứng từ thu tiền thuê mặt bằng là gì?

Trong giao dịch cho thuê mặt bằng, "hóa đơn" được nhiều người dùng như một từ chung để chỉ chứng từ chứng minh việc thu — chi tiền thuê. Nhưng về bản chất pháp lý, có hai loại chứng từ khác nhau tùy theo bên cho thuê là ai:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn điện tử) — do doanh nghiệp, tổ chức cho thuê phát hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đây là hóa đơn chính thức, có mã số thuế người bán, là căn cứ kê khai thuế của cả hai bên.
• Chứng từ thu tiền thuê / hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ — áp dụng cho cá nhân cho thuê tài sản. Cá nhân không tự phát hành hóa đơn điện tử; khi bên thuê cần hóa đơn, cá nhân đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ theo từng lần, hoặc cung cấp hợp đồng và chứng từ nộp thuế làm cơ sở.

Ngoài hóa đơn, trong thực tế hai bên còn dùng các chứng từ bổ trợ như hợp đồng thuê mặt bằng, phiếu thu / biên nhận tiền thuê, ủy nhiệm chi hoặc sao kê chuyển khoản ngân hàng. Bộ chứng từ này kết hợp lại mới đủ để bên thuê chứng minh khoản chi là có thật và hợp lệ.

Nội dung cần có trên hóa đơn, chứng từ thu tiền thuê

Dù là hóa đơn giá trị gia tăng do doanh nghiệp xuất hay chứng từ thu tiền thuê của cá nhân, để có giá trị đối chiếu và hạch toán, chứng từ nên thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

Một số lưu ý riêng theo kỳ và theo cách trả tiền:

• Trả trước nhiều kỳ: nếu bên thuê trả một lần cho cả năm, chứng từ cần ghi rõ kỳ thuê từ ngày nào đến ngày nào để phân bổ chi phí đúng kỳ kế toán.
• Các khoản đi kèm: tiền điện, nước, phí quản lý, phí dịch vụ tòa nhà nên tách riêng và ghi rõ, vì cách tính thuế của các khoản này có thể khác tiền thuê thuần.
• Tiền cọc: tiền đặt cọc không phải doanh thu cho thuê và không tính thuế như tiền thuê; cần phân biệt rõ với tiền thuê trên chứng từ.

Cá nhân cho thuê: thuế và ngưỡng 100 triệu/năm

Đây là trường hợp phổ biến nhất: một cá nhân cho doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thuê nhà, mặt bằng. Nghĩa vụ thuế của cá nhân cho thuê tài sản được quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 100/2021/TT-BTC), áp dụng phương pháp khoán theo tỷ lệ trên doanh thu.

Ngưỡng doanh thu 100 triệu đồng/năm

Cá nhân cho thuê tài sản có tổng doanh thu trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê đó. Nếu doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm, cá nhân phải nộp thuế trên toàn bộ doanh thu cho thuê (không phải chỉ phần vượt).

Tỷ lệ thuế khi vượt ngưỡng

Khi thuộc diện phải nộp, cá nhân cho thuê tài sản áp dụng tỷ lệ tính thuế trên doanh thu như sau (theo Thông tư 40/2021/TT-BTC):

Ví dụ minh họa: cá nhân cho thuê mặt bằng 15 triệu đồng/tháng, một năm là 180 triệu đồng (vượt 100 triệu). Số thuế phải nộp = 180 triệu × 10% = 18 triệu đồng/năm (gồm 9 triệu GTGT và 9 triệu TNCN). Nếu cũng căn nhà đó chỉ cho thuê 8 triệu/tháng (96 triệu/năm, dưới ngưỡng) thì không phải nộp hai loại thuế này.

Ai khai và nộp thuế?

Có hai cách thực hiện nghĩa vụ thuế đối với cá nhân cho thuê: cá nhân tự kê khai, nộp thuế với cơ quan thuế; hoặc hai bên thỏa thuận trong hợp đồng rằng bên thuê (doanh nghiệp) khai và nộp thuế thay cho cá nhân. Trường hợp doanh nghiệp khai nộp thay rất phổ biến vì giúp doanh nghiệp chủ động có chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí.

Khi bên thuê cần hóa đơn để đưa vào chi phí, cá nhân cho thuê có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ cho từng lần phát sinh, sau khi đã nộp thuế tương ứng.

Doanh nghiệp cho thuê: xuất hóa đơn GTGT

Khi bên cho thuê là doanh nghiệp, tổ chức (ví dụ công ty kinh doanh bất động sản, chủ tòa nhà văn phòng), nghĩa vụ hoàn toàn khác với cá nhân. Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng điện tử cho mỗi lần thu tiền thuê theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

• Hóa đơn: hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, thể hiện đầy đủ tiền thuê, thuế suất GTGT và tiền thuế.
• Thuế suất GTGT cho thuê tài sản: hoạt động cho thuê bất động sản thuộc nhóm chịu thuế suất phổ thông; doanh nghiệp xác định thuế suất theo quy định hiện hành và theo phương pháp tính thuế (khấu trừ hay trực tiếp) mà doanh nghiệp đang áp dụng.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): doanh thu cho thuê được tính vào thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp, kê khai và nộp theo quy định chung — khác hẳn cơ chế khoán theo tỷ lệ của cá nhân.

Điểm khác biệt thực tế quan trọng nhất với bên thuê: khi thuê của doanh nghiệp, bên thuê nhận được hóa đơn GTGT đầu vào, được khấu trừ thuế GTGT (nếu đủ điều kiện) và đưa tiền thuê vào chi phí hợp lý một cách thuận tiện. Khi thuê của cá nhân, quy trình chứng từ phức tạp hơn như đã nêu ở phần trên.

So sánh nghĩa vụ: cá nhân và doanh nghiệp cho thuê

Bảng dưới đây tóm tắt sự khác nhau để bạn dễ đối chiếu theo trường hợp của mình:

Nhìn vào bảng, có thể thấy bên thuê thường thuận lợi hơn về chứng từ khi thuê của doanh nghiệp. Tuy nhiên thuê của cá nhân vẫn hoàn toàn hợp lệ để tính chi phí, miễn là bộ chứng từ được chuẩn bị đầy đủ — xem phần tiếp theo.

Bên thuê cần chứng từ gì để chi phí hợp lệ?

Để tiền thuê mặt bằng được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, bên thuê (doanh nghiệp) cần đáp ứng nguyên tắc chung về chi phí được trừ: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Khi thuê của cá nhân

Trường hợp thuê của cá nhân (không có hóa đơn GTGT), bộ chứng từ để được tính chi phí hợp lệ thông thường gồm:

• Hợp đồng thuê mặt bằng ký giữa hai bên, ghi rõ tiền thuê, kỳ hạn, ai nộp thuế.
• Chứng từ thanh toán tiền thuê cho bên cho thuê (phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê chuyển khoản).
• Chứng từ nộp thuế thay (nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cá nhân) hoặc chứng từ chứng minh cá nhân đã nộp thuế.
• Hóa đơn lẻ do cơ quan thuế cấp trong trường hợp được cấp.

Khi thuê của doanh nghiệp

Đơn giản hơn: bên thuê cần hóa đơn GTGT điện tử hợp lệ do bên cho thuê xuất, kèm hợp đồng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (với hóa đơn từ 20 triệu trở lên). Khi đủ điều kiện, bên thuê còn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Tiền thuê đã gồm thuế hay chưa, và sai sót thường gặp

Một trong những điểm gây tranh cãi nhiều nhất khi cho thuê mặt bằng là: con số tiền thuê ghi trong hợp đồng đã bao gồm thuế hay chưa. Đây không phải chi tiết nhỏ — với cá nhân cho thuê, phần thuế lên tới 10% doanh thu, nên cách hiểu khác nhau có thể chênh nhau hàng chục triệu đồng mỗi năm.

• Giá đã gồm thuế (NET cho bên thuê): nếu hợp đồng ghi tiền thuê đã bao gồm các loại thuế, thì khi cá nhân/doanh nghiệp nộp thuế, số tiền bên thuê trả không đổi; phần thuế được tách ra từ tổng.
• Giá chưa gồm thuế (NET cho bên cho thuê): nếu thỏa thuận bên thuê chịu thuế, thì ngoài tiền thuê, bên thuê còn phải trả thêm phần thuế — tổng chi thực tế cao hơn con số tiền thuê ghi sơ bộ.

Vì vậy hợp đồng và chứng từ nên ghi một câu rõ ràng, ví dụ: "Tiền thuê 15.000.000 đồng/tháng đã bao gồm thuế GTGT và TNCN, bên cho thuê chịu trách nhiệm nộp thuế" hoặc "Tiền thuê 15.000.000 đồng/tháng chưa bao gồm thuế, bên thuê nộp thuế thay".

Sai sót thường gặp

• Không thỏa thuận rõ ai chịu thuế dẫn đến tranh chấp khi cơ quan thuế yêu cầu nộp.
• Cá nhân nghĩ dưới 100 triệu là không bao giờ phải khai — nhiều trường hợp vẫn cần kê khai để xác định ngưỡng, chỉ là không phát sinh số thuế phải nộp.
• Bên thuê không lưu chứng từ nộp thuế thay nên khi quyết toán bị loại chi phí tiền thuê.
• Trả tiền thuê bằng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu trở lên khiến chi phí không được trừ vì thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Gộp tiền cọc vào doanh thu cho thuê hoặc tính thuế trên cả tiền cọc — sai bản chất.
• Cộng dồn nhiều tài sản, nhiều nguồn cho thuê của cùng một cá nhân mà bỏ sót khi xác định ngưỡng 100 triệu/năm.

Cách tạo hóa đơn, chứng từ thu tiền thuê mặt bằng online

Bạn có thể lập chứng từ thu tiền thuê chuyên nghiệp, tự động tính toán và xuất PDF chỉ trong vài bước:

1. 1

   Nhập thông tin hai bên

   Điền thông tin bên cho thuê (họ tên/tên doanh nghiệp, mã số thuế nếu có, địa chỉ) và bên thuê (tên, mã số thuế, địa chỉ).

2. 2

   Mô tả mặt bằng và kỳ thuê

   Ghi rõ địa chỉ, diện tích, mục đích sử dụng của mặt bằng và kỳ thuê tương ứng với khoản tiền đang thu (tháng/quý/năm).

3. 3

   Nhập tiền thuê và các khoản kèm theo

   Điền đơn giá thuê, số kỳ; tách riêng các khoản như phí quản lý, điện nước nếu có. Hệ thống tự tính thành tiền và tổng cộng.

4. 4

   Xác định thuế và cách ghi giá

   Chọn giá đã hay chưa gồm thuế; với cá nhân cho thuê vượt ngưỡng, ghi rõ phần GTGT 5% và TNCN 5%; với doanh nghiệp, áp thuế suất GTGT hiện hành.

5. 5

   Xem trước và xuất PDF

   Kiểm tra bản xem trước, ghi số và ngày chứng từ, sau đó tải file PDF để in, ký, đóng dấu hoặc gửi cho bên còn lại lưu trữ.

Cơ sở pháp lý và quy định liên quan

Nghĩa vụ xuất hóa đơn và thuế đối với hoạt động cho thuê mặt bằng được điều chỉnh bởi các văn bản sau:

• Thông tư 40/2021/TT-BTC — hướng dẫn thuế GTGT, thuế TNCN và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, trong đó có cá nhân cho thuê tài sản; quy định ngưỡng doanh thu 100 triệu đồng/năm và tỷ lệ thuế GTGT 5% + TNCN 5% trên doanh thu cho thuê (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 100/2021/TT-BTC).
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP — quy định về hóa đơn, chứng từ; làm cơ sở cho việc doanh nghiệp phát hành hóa đơn GTGT khi cho thuê và việc cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC — hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Quy định về thuế TNDN — tiền thuê mặt bằng được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi thực tế phục vụ sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn/chứng từ hợp pháp và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Lưu ý: mức ngưỡng, thuế suất và quy trình có thể được điều chỉnh theo các văn bản mới; cần đối chiếu quy định có hiệu lực tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý/kế toán chuyên môn. Vui lòng đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.