Tạo HĐLĐ không xác định thời hạn

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là gì?

Theo điểm a khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, không xác định thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng. Nói cách khác, hợp đồng chỉ ghi ngày bắt đầu làm việc mà không ghi ngày kết thúc; quan hệ lao động được duy trì cho đến khi một trong các bên thực hiện quyền chấm dứt hợp pháp hoặc xảy ra sự kiện chấm dứt theo luật.

Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021) chỉ còn quy định hai loại hợp đồng lao động: không xác định thời hạn và xác định thời hạn (không quá 36 tháng). Các loại hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định dưới 12 tháng của luật cũ đã bị bãi bỏ. Vì không có "ngày hết hạn", hợp đồng không xác định thời hạn cũng không tồn tại khái niệm gia hạn hay ký lại — đây là khác biệt căn bản so với loại xác định thời hạn.

Khi nào bắt buộc phải ký hợp đồng không xác định thời hạn?

Bên cạnh việc hai bên chủ động lựa chọn ký loại hợp đồng này ngay từ đầu, pháp luật còn quy định một số trường hợp bắt buộc quan hệ lao động phải chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn để bảo vệ người lao động. HR và chủ doanh nghiệp cần nắm chắc các tình huống sau (theo khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019):

1. Hết hạn hợp đồng xác định thời hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc: trong 30 ngày kể từ ngày hết hạn, hai bên phải ký hợp đồng mới. Nếu hết 30 ngày mà chưa ký thì hợp đồng xác định thời hạn đã giao kết đương nhiên trở thành hợp đồng không xác định thời hạn.
2. Ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ ba: với cùng một người lao động, doanh nghiệp chỉ được ký tối đa 2 lần hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp. Nếu sau lần thứ hai mà người lao động tiếp tục làm việc thì lần ký tiếp theo bắt buộc phải là hợp đồng không xác định thời hạn.
3. Hai bên thỏa thuận lựa chọn: doanh nghiệp và người lao động hoàn toàn có thể chọn ký hợp đồng không xác định thời hạn ngay từ ngày đầu tiên nếu muốn gắn bó ổn định.

Quy tắc trên có một số trường hợp ngoại lệ được tiếp tục ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn (không bị buộc chuyển sang không xác định thời hạn), ví dụ: người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước; người lao động cao tuổi; người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; và trường hợp phải gia hạn hợp đồng đã giao kết đến hết nhiệm kỳ cho người lao động là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Ngoài các ngoại lệ này, quy tắc "tối đa 2 lần" được áp dụng chặt chẽ.

So sánh với hợp đồng lao động xác định thời hạn

Để chọn đúng loại hợp đồng, HR cần nắm rõ điểm khác biệt giữa hai loại. Bảng dưới đây tổng hợp các tiêu chí quan trọng nhất:

Điểm thực tế cần ghi nhớ: với hợp đồng không xác định thời hạn, dù là người lao động hay người sử dụng lao động muốn đơn phương chấm dứt, thời gian báo trước đều dài hơn — ít nhất 45 ngày. Đây là sự đánh đổi tương ứng với mức độ ổn định cao mà loại hợp đồng này mang lại.

Nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động (Điều 21)

Hợp đồng không xác định thời hạn tuân theo cùng yêu cầu nội dung như mọi hợp đồng lao động khác. Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng phải có những nội dung chủ yếu sau (khác biệt lớn nhất so với loại xác định thời hạn là ở phần thời hạn: chỉ ghi ngày bắt đầu, không ghi ngày kết thúc):

Thử việc và nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc

Trước khi bước vào quan hệ lao động chính thức không xác định thời hạn, hai bên vẫn có thể thỏa thuận thử việc. Theo Điều 24 và Điều 25 Bộ luật Lao động 2019, mỗi công việc chỉ được thử việc một lần, thời gian tối đa phụ thuộc tính chất công việc:

• Không quá 180 ngày đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.
• Không quá 60 ngày đối với công việc cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên.
• Không quá 30 ngày đối với công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.
• Không quá 6 ngày làm việc đối với công việc khác.

Tiền lương thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó. Vì hợp đồng không xác định thời hạn luôn có thời gian từ đủ 1 tháng trở lên nên người lao động bắt buộc tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định. Bảng dưới minh họa các loại bảo hiểm bắt buộc và bên đóng:

Quyền đơn phương chấm dứt và thời gian báo trước 45 ngày

Đây là nội dung được quan tâm nhiều nhất với hợp đồng không xác định thời hạn. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần nêu lý do, nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động ít nhất 45 ngày (theo điểm a khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019). Đây là thời hạn báo trước dài nhất trong các loại hợp đồng, tương ứng với mức độ ổn định cao của quan hệ lao động.

Ở chiều ngược lại, người sử dụng lao động muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng không xác định thời hạn phải đồng thời: (1) có căn cứ hợp pháp theo Điều 36 (ví dụ người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, ốm đau điều trị quá thời hạn luật định, doanh nghiệp thu hẹp sản xuất…), và (2) báo trước ít nhất 45 ngày. Thiếu một trong hai điều kiện này có thể bị coi là chấm dứt trái pháp luật và phải bồi thường.

Một số trường hợp người lao động được chấm dứt ngay, không cần báo trước (theo khoản 2 Điều 35), ví dụ: không được bố trí đúng công việc/địa điểm đã thỏa thuận; không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng hạn; bị ngược đãi, cưỡng bức lao động, quấy rối tình dục tại nơi làm việc; lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định y tế; người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.

Ưu, nhược điểm cho doanh nghiệp và người lao động

Hợp đồng không xác định thời hạn mang lại lợi ích và ràng buộc khác nhau cho hai phía. Hiểu rõ để cân nhắc khi lựa chọn loại hợp đồng phù hợp:

Đối với người lao động

• Ưu điểm: ổn định việc làm cao, không lo hợp đồng hết hạn; tâm lý yên tâm gắn bó lâu dài; được bảo vệ chặt chẽ hơn khi bị đơn phương chấm dứt (doanh nghiệp phải có căn cứ và báo trước 45 ngày).
• Nhược điểm: khi muốn nghỉ phải báo trước tới 45 ngày — dài hơn so với hợp đồng xác định thời hạn, kém linh hoạt nếu cần chuyển việc gấp.

Đối với doanh nghiệp

• Ưu điểm: giữ chân nhân sự cốt cán, tạo cam kết gắn bó; giảm chi phí và thời gian tái ký hợp đồng định kỳ; thể hiện sự ổn định, chuyên nghiệp khi tuyển dụng nhân tài.
• Nhược điểm: khó chấm dứt hợp đồng hơn — phải có căn cứ luật định và báo trước 45 ngày; rủi ro bồi thường nếu cho nghỉ trái luật; kém linh hoạt khi cần điều chỉnh quy mô nhân sự theo biến động kinh doanh.

Nhìn chung, hợp đồng không xác định thời hạn phù hợp với các vị trí cốt lõi, nhân sự đã chứng minh năng lực và doanh nghiệp muốn xây dựng đội ngũ dài hạn. Với những vị trí mang tính thử thách ban đầu hoặc công việc thời điểm, hợp đồng xác định thời hạn vẫn là lựa chọn linh hoạt hơn trong giai đoạn đầu.

Những sai sót thường gặp trong thực tế

Các lỗi dưới đây tuy phổ biến nhưng có thể dẫn đến tranh chấp hoặc xử phạt vi phạm hành chính về lao động:

• Để hết hạn hợp đồng xác định thời hạn quá 30 ngày mà không ký mới — hợp đồng tự động trở thành không xác định thời hạn ngoài ý muốn của doanh nghiệp.
• Ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ ba thay vì chuyển sang không xác định thời hạn — vi phạm Điều 20, rủi ro tranh chấp và xử phạt.
• Áp dụng nhầm thời gian báo trước: dùng mốc 30 ngày (của hợp đồng xác định thời hạn) cho hợp đồng không xác định thời hạn, trong khi luật yêu cầu ít nhất 45 ngày.
• Cho người lao động nghỉ việc thiếu căn cứ theo Điều 36, hoặc không báo trước đủ 45 ngày — bị coi là đơn phương chấm dứt trái pháp luật, phải nhận lại người lao động và bồi thường.
• Thiếu nội dung bắt buộc theo Điều 21 như chế độ BHXH, thời giờ làm việc, hình thức trả lương.
• Không tham gia hoặc chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động ký hợp đồng dài hạn — vi phạm nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc.

Sử dụng công cụ tạo hợp đồng lao động trực tuyến giúp chuẩn hóa bố cục theo Điều 21, nhắc các trường bắt buộc, ghi đúng loại hợp đồng không xác định thời hạn (chỉ có ngày bắt đầu) và xuất file PDF sạch đẹp để in, ký và đóng dấu, hạn chế tối đa các lỗi nêu trên.

Cách tạo hợp đồng lao động không xác định thời hạn online

Bạn có thể soạn một bản hợp đồng lao động không xác định thời hạn chuẩn theo Bộ luật Lao động 2019 và xuất PDF chỉ trong vài bước:

1. 1

   Nhập thông tin hai bên

   Điền tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp (người sử dụng lao động) cùng người đại diện ký kết, và họ tên, ngày sinh, số CCCD, nơi cư trú của người lao động.

2. 2

   Chọn loại hợp đồng không xác định thời hạn

   Chọn loại hợp đồng không xác định thời hạn và nhập ngày bắt đầu làm việc; hợp đồng sẽ không có ngày kết thúc theo đúng bản chất loại này.

3. 3

   Khai báo công việc và mức lương

   Nhập chức danh, mô tả công việc, địa điểm làm việc, mức lương, phụ cấp, kỳ hạn và hình thức trả lương, chế độ nâng bậc nâng lương.

4. 4

   Bổ sung thời giờ làm việc, BHXH và thử việc

   Điền giờ làm việc, ngày nghỉ, chế độ BHXH, BHYT, BHTN và giai đoạn thử việc (nếu có) cùng thời gian báo trước khi chấm dứt.

5. 5

   Xem trước và xuất PDF

   Kiểm tra bản xem trước theo bố cục Điều 21, sau đó tải về file PDF để in, ký, đóng dấu và lưu trữ theo quy định.

Cơ sở pháp lý và quy định liên quan

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động không xác định thời hạn căn cứ vào các văn bản sau:

• Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) — có hiệu lực từ ngày 01/01/2021; quy định về các loại hợp đồng lao động (Điều 20), nội dung hợp đồng (Điều 21), thử việc (Điều 24, 25), quyền đơn phương chấm dứt của người lao động (Điều 35), của người sử dụng lao động (Điều 36) và các trường hợp chấm dứt hợp đồng (Điều 34).
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP — quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (trong đó có thời hạn báo trước đối với một số ngành nghề, công việc đặc thù).
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP — quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; làm cơ sở xác định chế tài khi vi phạm về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động.
• Nội dung trên chỉ mang tính tham khảo, giúp doanh nghiệp hiểu khung quy định chung; không thay thế cho tư vấn pháp lý đối với từng tình huống cụ thể. Khi có vướng mắc, bạn nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động.

Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý/kế toán chuyên môn. Vui lòng đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.