Tạo Thông báo chấm dứt hợp đồng

Thông báo chấm dứt hợp đồng là gì?

Thông báo chấm dứt hợp đồng là văn bản đơn phương do một bên lập và gửi cho bên kia để thông báo về việc kết thúc hiệu lực của hợp đồng. Văn bản này có thể áp dụng cho nhiều loại hợp đồng: hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê, hợp đồng hợp tác… Trong thực tế tại Việt Nam, loại được sử dụng nhiều và có quy định chặt chẽ nhất là thông báo chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ).

Cần phân biệt hai khái niệm hay bị nhầm: chấm dứt hợp đồng và thông báo chấm dứt hợp đồng. "Chấm dứt hợp đồng" là sự kiện pháp lý làm hợp đồng hết hiệu lực; còn "thông báo chấm dứt hợp đồng" là văn bản thể hiện ý chí và ghi nhận sự kiện đó. Với nhiều trường hợp, đặc biệt là đơn phương chấm dứt HĐLĐ, pháp luật bắt buộc bên muốn chấm dứt phải báo trước cho bên kia trong một khoảng thời gian nhất định — và thông báo chính là phương tiện thực hiện nghĩa vụ báo trước này.

Vai trò của thông báo chấm dứt hợp đồng:

• Thể hiện ý chí chấm dứt một cách chính thức, rõ ràng về thời điểm và căn cứ.
• Là bằng chứng tuân thủ thời hạn báo trước theo luật — yếu tố quyết định việc chấm dứt có hợp pháp hay không.
• Khởi động quy trình bàn giao và thanh toán: bàn giao công việc, tài sản, chốt lương, trợ cấp, sổ bảo hiểm xã hội (BHXH).
• Giảm rủi ro tranh chấp: một văn bản đúng, có ngày tháng và xác nhận nhận thông báo giúp các bên có căn cứ rõ ràng nếu phát sinh khiếu nại.

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động (Điều 34 BLLĐ 2019)

Bộ luật Lao động 2019 (Điều 34) liệt kê các trường hợp HĐLĐ chấm dứt. Không phải trường hợp nào cũng cần thông báo báo trước — có những trường hợp đương nhiên chấm dứt, có những trường hợp do hai bên thỏa thuận, và có những trường hợp một bên đơn phương chấm dứt. Một số trường hợp chính:

• Hết hạn hợp đồng (trừ trường hợp phải gia hạn cho người lao động là thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động đang trong nhiệm kỳ).
• Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
• Người lao động bị kết án phải chấp hành hình phạt tù không được hưởng án treo, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng theo bản án, quyết định của Tòa án.
• Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Người lao động chết; bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
• Người sử dụng lao động là cá nhân chết, bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích, đã chết; hoặc người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động, bị thông báo không có người đại diện theo pháp luật.
• Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (Điều 35).
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (Điều 36).
• Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; hoặc do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp.
• Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài.
• Trường hợp thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong HĐLĐ mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.

Quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của hai bên (Điều 35 và Điều 36)

Người lao động đơn phương chấm dứt (Điều 35)

Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động theo thời hạn quy định (xem mục thời hạn báo trước phía dưới). Đây là điểm tiến bộ của BLLĐ 2019: người lao động không bắt buộc phải nêu lý do, chỉ cần tuân thủ thời hạn báo trước là chấm dứt hợp pháp.

Đặc biệt, trong một số trường hợp, người lao động được đơn phương chấm dứt mà không cần báo trước, ví dụ:

• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc theo thỏa thuận (trừ trường hợp luật cho phép điều chuyển).
• Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn (trừ trường hợp bất khả kháng theo luật).
• Bị người sử dụng lao động ngược đãi, đánh đập, có lời nói/hành vi nhục mạ, cưỡng bức lao động.
• Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền.
• Đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định, trừ khi có thỏa thuận khác.
• Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.

Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt (Điều 36)

Khác với người lao động, người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt HĐLĐ trong những trường hợp luật định và vẫn phải báo trước (trừ một số trường hợp). Các căn cứ chính gồm:

• Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng, được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của doanh nghiệp.
• Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị liên tục theo thời gian luật định mà khả năng lao động chưa hồi phục.
• Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa hoặc di dời, thu hẹp sản xuất theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền mà đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc.
• Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn tạm hoãn thực hiện HĐLĐ theo luật.
• Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định (trừ trường hợp có thỏa thuận khác).
• Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.
• Người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết HĐLĐ làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng.

Thời hạn báo trước khi chấm dứt HĐLĐ

Đây là nội dung quan trọng nhất khi lập thông báo chấm dứt HĐLĐ. Báo trước không đúng thời hạn là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến việc chấm dứt bị coi là trái pháp luật. Theo Bộ luật Lao động 2019, thời hạn báo trước được tính theo loại hợp đồng và áp dụng cho cả người lao động (Điều 35) lẫn người sử dụng lao động (Điều 36):

Lưu ý rằng đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù (ví dụ thành viên tổ lái tàu bay, người quản lý doanh nghiệp, thuyền viên…), thời hạn báo trước có thể dài hơn theo quy định riêng của Chính phủ. Khi soạn thông báo, cần đối chiếu với loại hợp đồng cụ thể và tính chất công việc.

Đối với người lao động, trong các trường hợp đặc biệt nêu ở Điều 35 (không được trả đủ lương, bị ngược đãi, quấy rối tình dục, lao động nữ mang thai theo chỉ định bác sĩ…) thì không phải báo trước. Tương tự, người sử dụng lao động cũng không phải báo trước với một số trường hợp tại Điều 36.

Nghĩa vụ của các bên khi chấm dứt HĐLĐ

Khi HĐLĐ chấm dứt, hai bên có những nghĩa vụ phải hoàn thành trong thời hạn luật định. Bộ luật Lao động 2019 (Điều 48) quy định thời hạn thanh toán các khoản liên quan và trả giấy tờ:

• Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên (lương, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp…). Thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt (doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu/công nghệ, thiên tai, hỏa hoạn…).
• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác (nếu đã giữ) cho người lao động — thường gọi là chốt sổ BHXH.
• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu (chi phí sao, gửi do người sử dụng lao động chi trả).

Trợ cấp thôi việc

Theo Điều 46 BLLĐ 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên khi HĐLĐ chấm dứt (trừ một số trường hợp như người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu, hoặc tự ý bỏ việc không lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên).

• Mức trợ cấp: mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa (½) tháng tiền lương.
• Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc = tổng thời gian đã làm việc thực tế trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.
• Tiền lương để tính trợ cấp là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo HĐLĐ trước khi chấm dứt.

Trường hợp người lao động mất việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập thì áp dụng trợ cấp mất việc làm (Điều 47), với mức mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương — đây là khoản khác với trợ cấp thôi việc.

Chấm dứt hợp đồng dân sự và thương mại

Ngoài HĐLĐ, thông báo chấm dứt hợp đồng còn được dùng cho các hợp đồng dân sự (thuê nhà, dịch vụ, hợp tác…) và hợp đồng thương mại (mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các thương nhân). Cơ sở pháp lý ở đây là Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005.

Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt trong các trường hợp như: hợp đồng đã hoàn thành; theo thỏa thuận của các bên; cá nhân/pháp nhân giao kết không còn mà hợp đồng phải do chính chủ thể đó thực hiện; hợp đồng bị hủy bỏ hoặc bị đơn phương chấm dứt thực hiện; hợp đồng không thể thực hiện do đối tượng không còn; hoặc theo các trường hợp khác do luật quy định.

Một số nguyên tắc cần lưu ý khi chấm dứt hợp đồng dân sự/thương mại:

• Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng chỉ hợp pháp khi bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hoặc khi các bên có thỏa thuận/luật có quy định. Bên đơn phương chấm dứt phải thông báo ngay cho bên kia; nếu không thông báo mà gây thiệt hại thì phải bồi thường.
• Nếu việc đơn phương chấm dứt không có căn cứ thì bị coi là bên vi phạm hợp đồng và phải chịu trách nhiệm dân sự (bồi thường, phạt vi phạm nếu có thỏa thuận).
• Trong hợp đồng thương mại, Luật Thương mại 2005 quy định các chế tài như tạm ngừng, đình chỉ và hủy bỏ hợp đồng khi có vi phạm cơ bản; bên áp dụng chế tài phải thông báo cho bên kia.
• Nhiều hợp đồng có điều khoản về chấm dứt và thời hạn báo trước do các bên tự thỏa thuận — cần tuân thủ đúng điều khoản này trước khi viện dẫn quy định chung của luật.

Nội dung cần có của thông báo chấm dứt hợp đồng

Pháp luật không quy định một biểu mẫu bắt buộc thống nhất, nhưng một thông báo chấm dứt hợp đồng đầy đủ và chặt chẽ nên gồm các phần sau:

Hai điểm cần đặc biệt chú ý: thứ nhất, ngày ban hành thông báo và ngày chấm dứt phải cách nhau đúng (hoặc hơn) thời hạn báo trước theo loại hợp đồng; thứ hai, nên có cơ chế xác nhận đã nhận thông báo (ký nhận, gửi qua phương thức có dấu vết như thư bảo đảm, email công ty) để làm bằng chứng.

Hậu quả chấm dứt trái luật và sai sót thường gặp

Hậu quả khi chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật

Đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật là chấm dứt không đúng căn cứ luật định hoặc không tuân thủ thời hạn báo trước. Hậu quả khác nhau tùy bên vi phạm:

Những sai sót thường gặp

• Không bảo đảm thời hạn báo trước (45/30/03 ngày tùy loại hợp đồng) — lỗi phổ biến nhất khiến chấm dứt bị coi là trái luật.
• Người sử dụng lao động chấm dứt không thuộc trường hợp luật cho phép (Điều 36) hoặc nêu lý do không có căn cứ.
• Không lập văn bản hoặc không lưu bằng chứng đã gửi/nhận thông báo, dẫn đến tranh chấp về thời điểm và việc đã báo trước.
• Bỏ sót nghĩa vụ thanh toán trong 14 ngày làm việc, chậm chốt sổ BHXH hoặc không trả giấy tờ cho người lao động.
• Tính sai trợ cấp thôi việc do không trừ thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp hoặc tính sai tiền lương bình quân 06 tháng.
• Nhầm lẫn giữa trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm, hoặc áp dụng sai trường hợp.
• Với hợp đồng dân sự/thương mại: bỏ qua điều khoản chấm dứt riêng trong hợp đồng và đơn phương chấm dứt thiếu căn cứ.

Sử dụng công cụ tạo thông báo chấm dứt hợp đồng trực tuyến giúp bạn điền đầy đủ các trường bắt buộc, nhắc về thời hạn báo trước theo loại hợp đồng, định dạng văn bản chuyên nghiệp và xuất PDF để ký, đóng dấu — giảm thiểu phần lớn các sai sót thủ công kể trên.

Cách tạo thông báo chấm dứt hợp đồng online

Bạn có thể lập một thông báo chấm dứt hợp đồng đầy đủ, đúng thể thức và xuất PDF chỉ trong vài bước:

1. 1

   Chọn loại hợp đồng và bên liên quan

   Chọn loại hợp đồng cần chấm dứt (HĐLĐ, dịch vụ, thuê…) và nhập thông tin bên gửi, bên nhận: tên, địa chỉ, người đại diện, chức danh.

2. 2

   Nhập thông tin hợp đồng gốc

   Điền số hợp đồng, ngày ký, loại hợp đồng và công việc/đối tượng của hợp đồng để xác định chính xác hợp đồng bị chấm dứt.

3. 3

   Chọn căn cứ và thời điểm chấm dứt

   Nêu căn cứ pháp lý (ví dụ Điều 35/36 BLLĐ 2019) và lý do nếu cần; chọn ngày chấm dứt bảo đảm đúng thời hạn báo trước theo loại hợp đồng (45/30/03 ngày).

4. 4

   Bổ sung nghĩa vụ và bàn giao

   Ghi rõ các nội dung bàn giao công việc, tài sản, thanh toán lương và trợ cấp, chốt sổ BHXH và trả giấy tờ trong thời hạn luật định.

5. 5

   Xem trước và xuất PDF

   Kiểm tra bản xem trước, sau đó tải file PDF để in, ký tên và đóng dấu, rồi gửi cho bên kia theo phương thức có lưu vết.

Cơ sở pháp lý và quy định liên quan

Việc chấm dứt hợp đồng và lập thông báo chấm dứt liên quan đến các văn bản chính sau (cần đối chiếu phiên bản còn hiệu lực tại thời điểm áp dụng):

• Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) — quy định các trường hợp chấm dứt HĐLĐ (Điều 34), quyền đơn phương chấm dứt của người lao động (Điều 35) và người sử dụng lao động (Điều 36), thời hạn báo trước (45 ngày với HĐ không xác định thời hạn, 30 ngày với HĐ xác định thời hạn 12-36 tháng, 03 ngày làm việc với HĐ dưới 12 tháng), trợ cấp thôi việc (Điều 46), trợ cấp mất việc làm (Điều 47), nghĩa vụ khi chấm dứt và thời hạn thanh toán/chốt sổ BHXH (Điều 48), hậu quả chấm dứt trái pháp luật (Điều 40, 41). Có hiệu lực từ 01/01/2021.
• Bộ luật Dân sự 2015 (số 91/2015/QH13) — quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng, đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng, hủy bỏ hợp đồng và hậu quả pháp lý; áp dụng cho hợp đồng dân sự nói chung.
• Luật Thương mại 2005 (số 36/2005/QH11) — điều chỉnh hoạt động thương mại giữa các thương nhân, quy định các chế tài như tạm ngừng, đình chỉ, hủy bỏ hợp đồng khi có vi phạm và nghĩa vụ thông báo của bên áp dụng chế tài.
• Các nghị định hướng dẫn Bộ luật Lao động (ví dụ nghị định quy định chi tiết về HĐLĐ và các ngành, nghề có thời hạn báo trước đặc thù) — cần tra cứu phiên bản còn hiệu lực để xác định chính xác thời hạn và thủ tục trong từng trường hợp cụ thể.

Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý/kế toán chuyên môn. Vui lòng đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.