Tạo Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho (tiếng Anh: Goods Received Note hoặc Warehouse Import Note) là chứng từ kế toán xác nhận một lượng vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ hoặc thành phẩm đã được nhập vào kho của doanh nghiệp. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho nhận hàng và ghi thẻ kho, đồng thời là căn cứ để kế toán ghi tăng hàng tồn kho và xác định trị giá vốn thực tế của số hàng đã nhập.

Theo chế độ kế toán hiện hành, phiếu nhập kho thường được lập theo Mẫu số 01-VT ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp nhỏ và vừa). Đây là mẫu mang tính hướng dẫn — doanh nghiệp được tùy chỉnh để phù hợp đặc thù quản lý nhưng vẫn phải bảo đảm các nội dung chủ yếu của một chứng từ kế toán theo Luật Kế toán.

Phiếu nhập kho không chỉ là thủ tục hành chính. Nó là điểm khởi đầu xác lập trách nhiệm của thủ kho đối với số hàng đang giữ, đồng thời là mốc để kế toán "vốn hóa" giá trị hàng vào tài khoản hàng tồn kho. Mọi sai lệch ngay từ khâu nhập kho sẽ kéo theo sai giá vốn, sai tồn kho và sai lợi nhuận ở các khâu sau.

Khi nào doanh nghiệp cần lập phiếu nhập kho?

Phiếu nhập kho được lập trong mọi trường hợp hàng hóa, vật tư được nhập vào kho. Một số tình huống phổ biến:

• Nhập kho hàng mua — tiếp nhận nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mua về từ nhà cung cấp theo hóa đơn và hợp đồng.
• Nhập kho thành phẩm — bộ phận sản xuất hoàn thành sản phẩm và nhập vào kho thành phẩm.
• Nhập kho hàng bán bị trả lại — khách hàng trả lại hàng đã mua, doanh nghiệp nhập trở lại kho.
• Nhập kho hàng gia công hoàn thành — nhận lại hàng đã gửi đơn vị ngoài gia công, chế biến.
• Nhập kho do điều chuyển nội bộ — nhận hàng chuyển đến từ kho, chi nhánh, cửa hàng khác trong cùng pháp nhân.
• Nhập kho hàng thừa, hàng phát hiện qua kiểm kê, hàng được biếu tặng, hoặc hàng nhận giữ hộ, nhận ký gửi (theo dõi riêng).

Nguyên tắc chung: hễ có hàng thực nhập vào kho thì phải có phiếu nhập kho tương ứng. Việc nhập hàng mà không lập phiếu (hoặc lập đối phó, không khớp số thực nhập) làm sai lệch tồn kho, ảnh hưởng tới giá vốn và là rủi ro lớn về kiểm soát nội bộ. Đặc biệt với hàng mua có hóa đơn, nếu nhập kho không khớp hóa đơn sẽ gây vướng mắc khi kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và khi quyết toán thuế.

Phân biệt phiếu nhập kho với hóa đơn mua hàng và biên bản giao nhận

Trong một lần mua hàng, doanh nghiệp thường có đồng thời ba loại chứng từ: hóa đơn mua hàng, biên bản giao nhận (hoặc phiếu giao hàng của bên bán) và phiếu nhập kho. Nhiều người dễ nhầm lẫn vai trò của chúng, trong khi mỗi loại có chức năng riêng:

Điểm mấu chốt: hóa đơn mua hàng phản ánh giá mua và thuế giá trị gia tăng đầu vào, là căn cứ kê khai khấu trừ thuế và ghi nhận công nợ phải trả người bán; biên bản giao nhận xác nhận thực tế hàng đã được giao đủ, đúng quy cách; còn phiếu nhập kho ghi nhận hàng đã thực sự vào kho và làm căn cứ ghi tăng tồn. Khi mua hàng, kế toán phải đối chiếu cả ba: số lượng trên phiếu nhập kho phải khớp với biên bản giao nhận và với hóa đơn; nếu lệch thì phải tìm nguyên nhân trước khi ghi sổ.

Nội dung bắt buộc trên phiếu nhập kho

Là một chứng từ kế toán, phiếu nhập kho phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Luật Kế toán. Dưới đây là các trường thông tin chuẩn trên Mẫu 01-VT:

Cột số lượng thường tách thành hai phần: số lượng theo chứng từ (theo hóa đơn, hợp đồng) và số lượng thực nhập (theo thực tế thủ kho kiểm nhận). Hai con số này có thể khác nhau khi giao thiếu, giao thừa hoặc hàng hư hỏng không đạt; việc ghi rõ giúp đối chiếu chính xác với thẻ kho và làm căn cứ xử lý chênh lệch với nhà cung cấp.

Trị giá nhập kho được xác định thế nào?

Đơn giá và thành tiền trên phiếu nhập kho phản ánh trị giá thực tế nhập kho (giá gốc) của hàng tồn kho. Với hàng mua ngoài, giá gốc gồm giá mua trên hóa đơn (chưa gồm thuế GTGT được khấu trừ) cộng các chi phí thu mua như vận chuyển, bốc xếp, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và trừ các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng. Với thành phẩm nhập kho, giá gốc là giá thành sản xuất thực tế.

Quy trình nhập kho và đối chiếu chứng từ

Để bảo đảm kiểm soát nội bộ và ghi nhận đúng, một quy trình nhập kho chuẩn thường đi qua các bước sau:

1. Tiếp nhận hàng và chứng từ: thủ kho nhận hàng từ người giao kèm hóa đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng của bên bán.
2. Kiểm nhận hàng: đối chiếu số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng thực tế với chứng từ; lập biên bản nếu có chênh lệch hoặc hàng hư hỏng.
3. Lập phiếu nhập kho: kế toán hoặc bộ phận kho lập phiếu theo số lượng thực nhập, ghi rõ số chứng từ kèm theo.
4. Thủ kho nhập hàng và ghi thẻ kho: ký xác nhận đã nhập, cập nhật thẻ kho theo số thực nhập.
5. Đối chiếu ba bên chứng từ: kế toán đối chiếu phiếu nhập kho với hóa đơn và biên bản giao nhận; xử lý chênh lệch (giao thiếu/thừa) với nhà cung cấp trước khi ghi sổ.
6. Định khoản và ghi sổ: kế toán hạch toán tăng hàng tồn kho, ghi nhận thuế GTGT đầu vào, công nợ phải trả; lưu chứng từ và giao một liên cho bộ phận liên quan.

Phiếu nhập kho thường được lập thành 2–3 liên: một liên lưu tại cuống/bộ phận lập, một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, một liên kế toán dùng ghi sổ. Việc tách bạch vai trò giữa người giao, người kiểm nhận, thủ kho (giữ hàng) và kế toán (ghi sổ) là nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng, giúp hạn chế nhập khống, nhập sai và thất thoát.

Liên hệ với định khoản kế toán khi nhập kho

Phiếu nhập kho là chứng từ gốc để kế toán định khoản ghi tăng hàng tồn kho. Tùy loại hàng nhập, kế toán ghi Nợ vào tài khoản hàng tồn kho tương ứng, ghi Nợ thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ) và ghi Có vào tài khoản phải trả hoặc tài khoản đối ứng phù hợp. Bảng dưới tóm tắt các trường hợp phổ biến theo hệ thống tài khoản Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Trong đó: TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; TK 153 – Công cụ, dụng cụ; TK 155 – Thành phẩm; TK 156 – Hàng hóa; TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ; TK 331 – Phải trả người bán; TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang; TK 632 – Giá vốn hàng bán. Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, hệ thống tài khoản hàng tồn kho tương tự (152, 153, 155, 156), riêng cần lưu ý một số khác biệt nhỏ về tài khoản chi tiết.

Sai sót thường gặp và lưu trữ

Các lỗi thường gặp khi lập phiếu nhập kho:

• Số lượng thực nhập không khớp số lượng trên hóa đơn mà không lập biên bản và ghi rõ lý do, gây lệch tồn kho và vướng kê khai thuế.
• Ghi cả thuế GTGT vào trị giá nhập kho thay vì tách riêng tài khoản 133, làm sai giá vốn.
• Thiếu chữ ký của thủ kho, người giao hàng hoặc kế toán trưởng — chứng từ không hợp lệ.
• Đơn vị tính ghi không thống nhất với thẻ kho và phiếu xuất sau này (lúc ghi thùng, lúc ghi cái).
• Không ghi số chứng từ kèm theo (số hóa đơn, hợp đồng), khiến không truy được nguồn gốc khi đối chiếu.
• Đánh số phiếu trùng hoặc không liên tục, phá vỡ tính kiểm soát và khó tra cứu.
• Nhập kho khi chưa kiểm nhận thực tế hoặc nhập khống theo hóa đơn mà hàng chưa về.

Theo Luật Kế toán và quy định liên quan, chứng từ kế toán như phiếu nhập kho phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm (đối với chứng từ trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính). Việc lưu trữ khoa học, đối chiếu định kỳ giữa phiếu nhập kho, thẻ kho và sổ kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho và dễ dàng giải trình khi quyết toán thuế, kiểm toán.

Sử dụng công cụ lập phiếu nhập kho trực tuyến giúp đánh số phiếu nhất quán, tự động cộng thành tiền và đổi tổng tiền sang chữ, đồng thời xuất PDF sạch đẹp, giảm hẳn các lỗi thủ công nêu trên.

Cách tạo phiếu nhập kho online

Bạn có thể lập phiếu nhập kho chuẩn Mẫu 01-VT, tự động tính thành tiền và xuất PDF chỉ trong vài bước:

1. 1

   Nhập thông tin phiếu và kho nhập

   Điền số phiếu nhập kho, ngày lập, tên kho nhập và lý do nhập (nhập mua, nhập thành phẩm, nhập hàng trả lại…). Hệ thống gợi ý đánh số liên tục để tránh trùng lặp.

2. 2

   Điền thông tin đơn vị và người giao hàng

   Nhập tên doanh nghiệp, bộ phận lập phiếu cùng họ tên người giao hàng và số chứng từ kèm theo (số hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận).

3. 3

   Thêm danh sách vật tư, hàng hóa

   Với mỗi mặt hàng, nhập tên, nhãn hiệu/quy cách, đơn vị tính, số lượng theo chứng từ và số lượng thực nhập; thêm bao nhiêu dòng tùy nhu cầu.

4. 4

   Nhập đơn giá và kiểm tra thành tiền

   Điền đơn giá nhập theo trị giá thực tế nhập kho (không gồm thuế GTGT được khấu trừ); thành tiền từng dòng và tổng cộng được tính tự động, đồng thời đổi sang chữ.

5. 5

   Xem trước và xuất PDF

   Kiểm tra bản xem trước, sau đó tải về file PDF để in, ký xác nhận (người lập, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng) và lưu trữ theo quy định.

Cơ sở pháp lý và quy định liên quan

Việc lập và lưu trữ phiếu nhập kho của doanh nghiệp Việt Nam căn cứ vào các văn bản sau:

• Luật Kế toán 2015 (số 88/2015/QH13) — quy định về chứng từ kế toán, nội dung chủ yếu và thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC — chế độ kế toán doanh nghiệp; Mẫu số 01-VT (Phiếu nhập kho) và hệ thống tài khoản hàng tồn kho (152, 153, 155, 156) ban hành kèm theo.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC — chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa; cũng có mẫu Phiếu nhập kho 01-VT tương ứng.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC — quy định về hóa đơn, chứng từ (còn hiệu lực năm 2026); là cơ sở để đối chiếu hóa đơn mua hàng với phiếu nhập kho và kê khai thuế GTGT đầu vào.

Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý/kế toán chuyên môn. Vui lòng đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.