Tìm hiểu về Phiếu xuất kho
Cập nhật: 20/06/2026
Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán dùng để theo dõi việc vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ hay thành phẩm được xuất ra khỏi kho của doanh nghiệp. Mỗi khi kho giao hàng cho khách, chuyển nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất, hay điều chuyển hàng giữa các kho, thủ kho và kế toán đều phải lập phiếu xuất kho để ghi nhận số lượng thực xuất và làm căn cứ ghi giảm tồn kho. Đây là chứng từ nền tảng của công tác quản lý kho và hạch toán hàng tồn kho.
Khác với hóa đơn — vốn dùng để ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế — phiếu xuất kho phản ánh sự dịch chuyển vật chất của hàng hóa ra khỏi kho. Nó cho biết ai yêu cầu xuất, xuất cái gì, bao nhiêu, theo lệnh nào và ai chịu trách nhiệm giao nhận. Khi cần đối chiếu tồn kho, tính giá vốn, hay giải trình với kiểm toán và cơ quan thuế, bộ phiếu xuất kho cùng chứng từ gốc đính kèm chính là bằng chứng cho từng lần hàng rời kho.
Bài viết này trình bày đầy đủ khái niệm phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT theo chế độ kế toán), các tình huống cần lập, cách phân biệt phiếu xuất kho với hóa đơn và với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, những nội dung bắt buộc trên phiếu, quy trình luân chuyển và ký duyệt, cùng các sai sót thường gặp trong thực tế.
Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho (tiếng Anh: Goods Issue Note hoặc Warehouse Export Note) là chứng từ kế toán xác nhận một lượng vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ hoặc thành phẩm đã được xuất ra khỏi kho của doanh nghiệp. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho, đồng thời là căn cứ để kế toán ghi giảm hàng tồn kho và tính giá vốn của số hàng đã xuất.
Theo chế độ kế toán hiện hành, phiếu xuất kho thường được lập theo Mẫu số 02-VT ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp nhỏ và vừa). Đây là mẫu mang tính hướng dẫn — doanh nghiệp được tùy chỉnh để phù hợp đặc thù quản lý nhưng vẫn phải bảo đảm các nội dung chủ yếu của một chứng từ kế toán theo Luật Kế toán.
Khi nào doanh nghiệp cần lập phiếu xuất kho?
Phiếu xuất kho được lập trong mọi trường hợp hàng hóa, vật tư rời khỏi kho. Một số tình huống phổ biến:
- Xuất bán hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký.
- Xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất — cấp vật tư cho phân xưởng, tổ đội thi công theo lệnh sản xuất.
- Xuất chuyển kho nội bộ — chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh, cửa hàng trong cùng một pháp nhân.
- Xuất điều chuyển cho đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, hoặc gửi hàng bán đại lý, ký gửi.
- Xuất hàng gửi gia công cho đơn vị bên ngoài chế biến, lắp ráp theo hợp đồng gia công.
- Xuất hàng cho biếu tặng, khuyến mại, sử dụng nội bộ hoặc xuất do hủy, thanh lý hàng tồn kho.
Nguyên tắc chung: hễ có hàng thực xuất ra khỏi kho thì phải có phiếu xuất kho tương ứng. Việc xuất hàng mà không lập phiếu (hoặc lập đối phó, không khớp số thực xuất) làm sai lệch tồn kho, ảnh hưởng tới giá vốn và là rủi ro lớn về kiểm soát nội bộ, dễ dẫn đến thất thoát hàng và bị truy vấn khi quyết toán thuế.
Phân biệt phiếu xuất kho với hóa đơn và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Nhiều người dùng lẫn lộn phiếu xuất kho với hóa đơn, hoặc không nắm rõ khi nào dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Ba loại chứng từ này có chức năng khác nhau:
| Tiêu chí | Phiếu xuất kho | Hóa đơn | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ |
|---|---|---|---|
| Bản chất | Chứng từ kế toán nội bộ | Chứng từ thuế | Chứng từ kế toán dùng khi vận chuyển hàng |
| Mục đích | Ghi giảm tồn kho, theo dõi hàng ra kho | Ghi nhận doanh thu, nghĩa vụ thuế | Theo dõi và chứng minh hàng đang lưu thông trên đường |
| Khi nào dùng | Mọi lần hàng rời kho (kể cả không bán) | Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ | Khi điều chuyển hàng giữa các kho/đơn vị phụ thuộc, gửi đại lý |
| Vai trò khi lưu thông | Chưa đủ để chứng minh khi đi đường | Chứng minh hàng có hóa đơn khi lưu thông | Thay hóa đơn để hợp thức hàng vận chuyển nội bộ |
Điểm mấu chốt: hóa đơn ghi nhận doanh thu và thuế, còn phiếu xuất kho chỉ phản ánh hàng rời kho về mặt số lượng và giá vốn. Khi bán hàng cho khách, doanh nghiệp xuất hóa đơn để ghi nhận doanh thu, đồng thời lập phiếu xuất kho để ghi giảm tồn và tính giá vốn. Khi chỉ điều chuyển hàng trong nội bộ (không phát sinh doanh thu), doanh nghiệp có thể dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm chứng từ đi kèm hàng trên đường.
Nội dung bắt buộc trên phiếu xuất kho
Là một chứng từ kế toán, phiếu xuất kho phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Luật Kế toán. Dưới đây là các trường thông tin chuẩn trên Mẫu 02-VT:
| Thông tin | Diễn giải |
|---|---|
| Tên đơn vị, bộ phận | Tên doanh nghiệp và bộ phận lập phiếu |
| Số phiếu xuất kho | Đánh số liên tục theo trình tự thời gian |
| Ngày, tháng, năm | Ngày lập và thực xuất hàng |
| Họ tên người nhận hàng | Người nhận và lý do/mục đích xuất |
| Lý do xuất kho | Xuất bán, xuất sản xuất, chuyển kho… |
| Xuất tại kho | Tên kho và địa điểm xuất hàng |
| Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư | Mô tả rõ từng mặt hàng, mã số (nếu có) |
| Đơn vị tính (ĐVT) | Cái, chiếc, kg, mét, bộ… |
| Số lượng yêu cầu / thực xuất | Số lượng đề nghị và số lượng thực tế xuất |
| Đơn giá, thành tiền | Đơn giá xuất và thành tiền từng dòng (nếu cần) |
| Cộng thành tiền (bằng chữ) | Tổng giá trị xuất, ghi bằng số và bằng chữ |
| Chữ ký | Người lập, người nhận, thủ kho, kế toán trưởng |
Cột số lượng thường tách thành hai phần: số lượng yêu cầu (theo đề nghị xuất) và số lượng thực xuất (theo thực tế thủ kho giao). Hai con số này có thể khác nhau khi tồn kho không đủ, và việc ghi rõ giúp đối chiếu chính xác với thẻ kho. Đơn giá và thành tiền có thể được kế toán điền sau theo phương pháp tính giá xuất kho mà doanh nghiệp áp dụng.
Quy trình luân chuyển và ký duyệt phiếu xuất kho
Để bảo đảm kiểm soát nội bộ, phiếu xuất kho thường đi qua các bước sau:
- Bộ phận có nhu cầu lập đề nghị xuất kho (lệnh sản xuất, đơn hàng, phiếu yêu cầu vật tư).
- Người phụ trách/giám đốc duyệt đề nghị xuất kho căn cứ kế hoạch và định mức.
- Kế toán hoặc bộ phận kho lập phiếu xuất kho theo nội dung đã duyệt.
- Thủ kho xuất hàng thực tế, ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận, ghi thẻ kho.
- Người nhận hàng ký nhận đủ số lượng, chủng loại trên phiếu.
- Kế toán định khoản, tính giá vốn, ghi sổ và lưu chứng từ; một liên giao bộ phận liên quan.
Phiếu xuất kho thường được lập thành 2–3 liên: một liên lưu tại cuống/bộ phận lập, một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, một liên kế toán dùng ghi sổ. Việc tách bạch vai trò giữa người yêu cầu, người duyệt, thủ kho (giữ hàng) và kế toán (ghi sổ) là nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng, giúp hạn chế xuất khống và thất thoát.
Sai sót thường gặp và lưu trữ
Các lỗi thường gặp khi lập phiếu xuất kho:
- Số lượng thực xuất không khớp số lượng yêu cầu mà không ghi rõ lý do, gây lệch tồn kho.
- Thiếu chữ ký của thủ kho, người nhận hoặc kế toán trưởng — chứng từ không hợp lệ.
- Đơn vị tính ghi không thống nhất với phiếu nhập và thẻ kho (lúc ghi thùng, lúc ghi cái).
- Bỏ trống đơn giá, thành tiền mà không bổ sung kịp khiến khó đối chiếu giá vốn.
- Đánh số phiếu trùng hoặc không liên tục, phá vỡ tính kiểm soát và khó tra cứu.
- Lý do xuất ghi chung chung như "xuất khác", không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ.
- Xuất hàng khi chưa được duyệt đề nghị, dẫn tới xuất khống hoặc sai định mức.
Theo Luật Kế toán và quy định liên quan, chứng từ kế toán như phiếu xuất kho phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm (đối với chứng từ trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính). Việc lưu trữ khoa học, đối chiếu định kỳ giữa phiếu xuất kho, thẻ kho và sổ kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho và dễ dàng giải trình khi quyết toán thuế, kiểm toán.
Sử dụng công cụ lập phiếu xuất kho trực tuyến giúp đánh số phiếu nhất quán, tự động cộng thành tiền và đổi tổng tiền sang chữ, đồng thời xuất PDF sạch đẹp, giảm hẳn các lỗi thủ công nêu trên.
Cách tạo phiếu xuất kho online
Bạn có thể lập phiếu xuất kho chuẩn Mẫu 02-VT, tự động tính thành tiền và xuất PDF chỉ trong vài bước:
- 1
Nhập thông tin phiếu và kho xuất
Điền số phiếu xuất kho, ngày lập, tên kho xuất và lý do xuất (xuất bán, xuất sản xuất, chuyển kho…). Hệ thống gợi ý đánh số liên tục để tránh trùng lặp.
- 2
Điền thông tin đơn vị và người nhận
Nhập tên doanh nghiệp, bộ phận lập phiếu cùng họ tên người nhận hàng và mục đích nhận.
- 3
Thêm danh sách vật tư, hàng hóa
Với mỗi mặt hàng, nhập tên, nhãn hiệu/quy cách, đơn vị tính, số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất; thêm bao nhiêu dòng tùy nhu cầu.
- 4
Nhập đơn giá và kiểm tra thành tiền
Điền đơn giá xuất theo phương pháp tính giá của doanh nghiệp; thành tiền từng dòng và tổng cộng được tính tự động, đồng thời đổi sang chữ.
- 5
Xem trước và xuất PDF
Kiểm tra bản xem trước, sau đó tải về file PDF để in, ký xác nhận (người lập, thủ kho, người nhận, kế toán trưởng) và lưu trữ theo quy định.
Cơ sở pháp lý và quy định liên quan
Việc lập và lưu trữ phiếu xuất kho của doanh nghiệp Việt Nam căn cứ vào các văn bản sau:
- Luật Kế toán 2015 (số 88/2015/QH13) — quy định về chứng từ kế toán, nội dung chủ yếu và thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC — chế độ kế toán doanh nghiệp; Mẫu số 02-VT (Phiếu xuất kho) ban hành kèm theo.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC — chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa; cũng có mẫu Phiếu xuất kho 02-VT tương ứng.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý/kế toán chuyên môn. Vui lòng đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu xuất kho có bắt buộc theo Mẫu 02-VT không?
Mẫu 02-VT ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC mang tính hướng dẫn. Doanh nghiệp được thiết kế lại mẫu phiếu xuất kho cho phù hợp đặc thù quản lý, nhưng vẫn phải bảo đảm đầy đủ các nội dung chủ yếu của một chứng từ kế toán theo Luật Kế toán.
Phiếu xuất kho khác gì với hóa đơn?
Hóa đơn ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế của giao dịch bán hàng, còn phiếu xuất kho chỉ phản ánh việc hàng rời kho về số lượng và giá vốn. Khi bán hàng, doanh nghiệp thường vừa xuất hóa đơn (ghi doanh thu) vừa lập phiếu xuất kho (ghi giảm tồn). Phiếu xuất kho không thay thế hóa đơn về mặt kê khai thuế.
Khi nào dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng khi điều chuyển hàng hóa giữa các kho, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc hoặc gửi hàng đại lý — tức những trường hợp chưa phát sinh doanh thu nhưng hàng phải vận chuyển trên đường. Khi đó nó là chứng từ đi kèm hàng để chứng minh nguồn gốc, thay cho hóa đơn bán hàng.
Số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất khác nhau thì xử lý thế nào?
Trên phiếu xuất kho có cả cột số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất. Nếu tồn kho không đủ, thủ kho ghi đúng số thực xuất và ghi chú lý do chênh lệch; kế toán ghi sổ và tính giá vốn theo số thực xuất. Việc ghi rõ hai con số giúp đối chiếu chính xác với thẻ kho.
Đơn giá trên phiếu xuất kho tính theo phương pháp nào?
Đơn giá xuất kho được xác định theo phương pháp tính giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng nhất quán, như bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước (FIFO), hoặc thực tế đích danh. Không nên thay đổi phương pháp giữa kỳ vì sẽ làm sai lệch giá vốn và kết quả kinh doanh.
Phiếu xuất kho phải lưu trữ trong bao lâu?
Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính như phiếu xuất kho phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp nên lưu trữ khoa học và đối chiếu định kỳ với thẻ kho, sổ kế toán để thuận tiện khi quyết toán và kiểm toán.